Durante o 31º Congresso FEHOSP, realizado no mês de julho em Atibaia/SP, foi apresentado o case “Digitalização do Centro de Imagem e o impacto nos custos” no eixo de tecnologia do evento. O trabalho é uma parceria com o Grupo Santa Casa de Franca, representado pelo Gerente de TI Willian Sartório, que demonstrou como o uso dos nossos sistemas ajudaram a Santa Casa de Franca a reduzir custos, aumentar a capacidade de exames, zerar impressões, além de melhorar processos e qualidade.

A Santa Casa de Franca

O grupo possui 124 anos de história, com atendimento de média e alta complexidade. É referência para 22 municípios, abrangendo uma população de aproximadamente 700 mil habitantes, com uma média anual de mais de 24.000 internações. Possui três unidades hospitalares, dois centros de diagnóstico por imagem além de gerir cinco AMEs (ambulatório médico de especialidades). Processa 190 mil exames por ano, em média.

Desafios antes da implantação do PACS Animati

Os problemas enfrentados pelo grupo antes da implantação partiam desde a integração entre sistemas PACS e HIS até o alto custo da operação do centro de imagem, passando por legado de imagens e outras. Confira no vídeo abaixo:

O processo de escolha da nova ferramenta

Diante dos problemas enfrentados e consciente que o sistema anterior não poderia mais atendê-los, o Grupo decidiu pela troca e pesquisou no mercado as soluções de PACS. A equipe de TI, liderada por Willian Sartório, fez a pesquisa de mercado com análises que pudessem ser apresentadas e sustentar a decisão da Diretoria pela escolha da Animati como novo fornecedor. Confira como foi esse processo, inclusive o relato sobre a migração do sistema:

Resultados alcançados

O Grupo Santa Casa de Franca, através da competência, dedicação e muito trabalho da sua equipe conseguiu alcançar resultados surpreendentes, sempre com o apoio de nossos consultores e de nossa ferramenta. Confira na imagem abaixo os principais resultados alcançados:

Tecnologias que apoiaram o sucesso

O gestor comercial da Animati, Danilo Cândido, representou a empresa na apresentação do case e destacou a importância de aliar tecnologia com processos: “tudo funciona através de processos, através de pessoas e padronizações, não é somente tecnologia. O PACS e os sistemas de gestão são ferramentas e a instituição e seus colaboradores precisam saber usá-las, saber o quanto pode-se extrair delas. Então, quando conseguimos aliar tecnologia com uma boa gestão, conseguimos extrair resultados significativos, mensuráveis, para demonstrar para uma diretoria ou para a população”

Impressão sob demanda

A impressão sob demanda é um recurso que permite à instituição concentrar toda a documentação do exame de forma digital, permitindo a impressão de forma centralizada, seja antes do paciente retornar ou até mesmo imprimir somente quando ele chega para retirar. A solução é o principal agente de redução de custos, especialmente em ambientes hospitalares.
No vídeo abaixo, Danilo explica como o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) apoia parte desse recurso:

Como explicado acima, o OCR é necessário para associação de filmes produzidos no equipamento de imagem ou workstations de terceiros, ou seja, que não seja o visualizador do PACS. Se o PACS possui um visualizador de imagens e esse visualizador de imagens é capaz de fazer filmes de impressão e enviar o filme para armazenamento no servidor DICOM, talvez o OCR não seja necessário. Veja aqui um pouco mais sobre impressão sob demanda na Animati Workstation.

Integração HIS/PACS

Segundo Willian, a integração entre o sistema de gestão hospitalar e o PACS foi uma grande preocupação no início do projeto, pois o fluxo do médico não poderia ser prejudicado e, muito menos, demorado. Então buscou-se uma solução capaz de integrar-se com o HIS atual da instituição e que possibilitou o acesso ao laudo diretamente no prontuário do paciente, dentro do HIS, e acesso às imagens, ao visualizador dicom, a partir do sistema de gestão. “A integração foi executada sem traumas, tudo feito em parceria com a empresa provedora do HIS atualmente”.

Funções de edição de laudo e visualização de imagens

A eficiência operacional médica foi aumentada com os recursos implantados de criação e edição de laudos. Além disso, a segurança na visualização do exame correto durante o laudo, padronização na visualização e disponibilização de informações clínicas que apoiam o diagnóstico, trouxeram maior confiança ao processo. Confira no vídeo abaixo:

Entrega de resultados Online

Outra grande mudança para o Grupo Santa Casa de Franca, foi a entrega online de resultados, seja ela através da integração com o HIS, permitindo que o resultado esteja dentro do PEP, seja através da internet para acesso de pacientes e médicos solicitantes. A solução Animati permite a disponibilização de laudo e imagem (incluindo Hiperlaudo, que é o link do texto de achado com a imagem referência), além de vídeos. Todo sistema de disponibilização de resultado é responsivo, ou seja, se adapta ao dispositivo que está sendo usado para visualizar. Nosso gestor comercial explicou as vantagens desse formato de entrega responsiva frente aos Apps: “O aplicativo torna o processo mais demorado para o paciente e tem pouco engajamento posteriormente, por isso adotamos a visualização responsiva. Isso obriga o paciente a entrar no site da instituição, revisitando a unidade porém agora digitalmente, podendo visualizar novidades ou notícias relevantes da clínica ou hospital”.

Inovação baseada em eficiência

O processo de inovação na Animati é baseado em eficiência e para isso nos apoiamos em 3 pilares: Qualidade, Tempo e Custo.
Para nós, a inovação deve passar pela seguinte premissa: “A inovação baseada em eficiência é a capacidade de melhorar pelo menos dois pilares sem interferir na performance do terceiro”. Quer entender melhor? Veja o vídeo abaixo:

O resultado online é uma ferramenta que traz redução de custos e agilidade na entrega de laudo ao paciente e médicos solicitantes dos exames. Dentre os principais benefícios, o resultado online:

• Permite que o paciente e o médico solicitante acessem os laudos assim que são publicados, o que é crítico em casos urgentes
• Facilita a tomada de decisão pelo médico solicitante, pois assim que ele acessa o exame pode decidir qual é o melhor encaminhamento do paciente sem que o paciente precise agendar um retorno para avaliação dos exames
• Diminui consideravelmente os custos com impressão de exames e armazenamento, já que desobriga o centro de radiologia a imprimir os exames
• Traz mais conveniência para o paciente, que não precisa se deslocar para buscar os exames impressos

Para que seu centro de radiologia tenha melhor proveitos dos benefícios que o resultado online oferece, é necessário estimular o uso da funcionalidade pelos pacientes e médicos solicitantes. Para que eles priorizem o acesso online, primeiramente, eles precisam saber que existe essa ferramenta, depois entender quais os benefícios em usá-la, e também, é importante facilitar o acesso ao resultado online nos seus canais digitais.

Como promover o resultado online para pacientes e médicos solicitantes?

Algumas ações simples ajudam a promover a ferramenta nos seus canais de comunicação e atendimento:

Campanhas segmentadas aos médicos solicitantes, informando sobre a ferramenta e os benefícios que ela traz.

As campanhas voltadas aos profissionais da área médica podem ser realizadas por diversos canais. Se você já tem uma base de emails que costuma trabalhar, inserir materiais que reforçam os benefícios da ferramenta é uma boa maneira de promover a ferramenta resultado online e criar conteúdos relevantes. Informar os médicos por outros canais como WhatsApp, telefone e até mesmo pessoalmente, também são válidos quando se quer enfatizar os benefícios da ferramenta e estimular o uso.

É mais fácil o paciente acessar o resultado pela internet se ele já souber previamente que essa é uma opção. Instrua os recepcionistas a informarem aos pacientes sobre os benefícios do resultado online para eles. Você pode enfatizar a agilidade da entrega do exame, ou a segurança de ter o histórico centralizado.

Como facilitar o acesso ao resultado online?

Só promover a ferramenta não basta, para que os pacientes e médicos prefiram acessar os resultados dos exames online, é importante que o principal canal de acesso ao resultado online seja adequado. Listamos abaixo boas práticas para que o seu site funcione como um real canal de comunicação com os seus pacientes.

A maior parte dos usuários no Brasil acessa a internet por celulares. Ter um site otimizado para dispositivos móveis é essencial para facilitar o acesso dos pacientes ao resultado online e também para que pessoas que estejam buscando pelos serviços que você oferece, encontrem com mais facilidade.

O site da sua empresa faz parte dos canais de comunicação da sua empresa. A percepção de qualidade que seu paciente tem quando entra na sua empresa e no seu site precisam ser a mesma. Se você preza pelo bom atendimento, o seu site deve informar a mesma coisa.

Se você precisa de ajuda para que seu site funcione como um ótimo canal de comunicação com o seu paciente, entre em contato com o nosso parceiro do Site de Clínica.

Ana Locks

Consultora em Marketing e Co-fundadora do Site de Clínica.